W dobie pędzącej cyfryzacji i globalizacji, ochrona prywatności i danych osobowych stała się jednym z kluczowych wyzwań współczesnego świata. W odpowiedzi na rosnące zagrożenia związane z nieuprawnionym dostępem, ale i przetwarzaniem danych, Unia Europejska wprowadziła RODO.

Czym jest RODO?

Czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (ang. GDPR – General Data Protection Regulation), to unijne prawo mające na celu ochronę prywatności i danych osobowych obywateli Unii Europejskiej, zwiększając tym samym ich bezpieczeństwo. Nowe przepisy zaczęły obowiązywać od 25 maja 2018 roku i nabrały one kluczowego znaczenia dla firm i organizacji przetwarzających dane osobowe, w tym dla sektora IT.

Co wchodzi w zakres RODO?

• Podmioty: Dotyczy wszystkich organizacji, które przetwarzają dane osobowe osób fizycznych znajdujących się w Unii Europejskiej. To obejmuje firmy, organizacje rządowe, instytucje non-profit, niezależnie od tego, czy mają siedzibę w UE, czy poza nią, jeśli oferują towary lub usługi osobom w UE lub monitorują ich zachowanie.
• Dane osobowe: Obejmuje wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, takie jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, identyfikatory online, dane lokalizacyjne, dane biometryczne, dane genetyczne, dane dotyczące zdrowia, oraz wszelkie inne informacje umożliwiające identyfikację osoby.
• Czynności przetwarzania: Dotyczy wszelkich operacji przetwarzania danych osobowych, takich jak zbieranie, przechowywanie, wykorzystywanie, modyfikowanie, udostępnianie, kasowanie, niszczenie danych, niezależnie od zastosowanych metod i technologii.

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest dostosowanie procedur RODO tak, aby były zgodne z wymaganiami Unii Europejskiej(!)

Obowiązki RODO:

• Dokumentacja i rejestr czynności przetwarzania – organizacje muszą prowadzić szczegółową dokumentację przetwarzania danych, obejmującą informacje takie jak cel przetwarzania, kategorie danych, odbiorcy danych oraz środki bezpieczeństwa stosowane do ochrony danych.
• Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) – Przeprowadzanie ocen skutków dla ochrony danych: Jeśli przetwarzanie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych, organizacje muszą przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych osobowych.
• Środki bezpieczeństwa – wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych: Organizacje muszą zapewnić, że dane osobowe są przetwarzane w sposób bezpieczny, stosując odpowiednie środki techniczne (np. szyfrowanie) i organizacyjne (np. polityki bezpieczeństwa).
• Zgłaszanie naruszeń ochrony danych – zgłaszanie naruszeń do organu nadzorczego: Organizacje są zobowiązane do zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych do odpowiedniego organu nadzorczego w ciągu 72 godzin od ich wykrycia, chyba że naruszenie nie powoduje ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Informowanie osób, których dane dotyczą: Jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych, organizacje muszą również poinformować te osoby bez zbędnej zwłoki.
• Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych (IOD) – organizacje przetwarzające dane na dużą skalę, monitorujące osoby na dużą skalę, lub przetwarzające dane szczególnych kategorii muszą wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych (IOD), który będzie odpowiedzialny za nadzorowanie zgodności z RODO.
• Zasada prywatności w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych – Privacy by design i privacy by default: Organizacje muszą wdrażać środki ochrony danych już na etapie projektowania nowych procesów, systemów i usług (privacy by design) oraz zapewniać domyślną ochronę danych, aby były one chronione na najwyższym poziomie bez potrzeby dodatkowych działań ze strony osoby, której dotyczą (privacy by default).
• Szkolenia i podnoszenie świadomości – szkolenia pracowników: Organizacje muszą zapewniać regularne szkolenia dla swoich pracowników, aby zwiększać ich świadomość na temat ochrony danych osobowych i zasad RODO.
• Umowy powierzenia przetwarzania danych – zawieranie umów z podmiotami przetwarzającymi dane: Organizacje muszą zawierać umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi dane w ich imieniu, aby zapewnić, że przetwarzanie odbywa się zgodnie z RODO.
• Odpowiedzi na żądania osób, których dane dotyczą – realizowanie praw osób, których dane dotyczą: Organizacje muszą być przygotowane do odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, dotyczące dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania.
• Audyt i monitorowanie zgodności – regularne audyty zgodności: Organizacje powinny przeprowadzać regularne audyty i monitorować zgodność swoich procesów przetwarzania danych z RODO, aby identyfikować i korygować ewentualne naruszenia.

Podsumowanie

Ochrona danych osobowych to zbiór zasad i praktyk mających na celu zapewnienie prywatności i bezpieczeństwa informacji dotyczących osób fizycznych. Chodzi o ochronę wszelkich danych, które mogą zidentyfikować jednostkę, takich jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, numer PESEL, a także dane biometryczne i genetyczne.

Podstawowym aktem prawnym regulującym ochronę danych osobowych w Unii Europejskiej jest RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych), które weszło w życie 25 maja 2018 roku. RODO nakłada obowiązki na organizacje dotyczące przechowywania, przetwarzania i przekazywania danych osobowych oraz zapewnia jednostkom szereg praw, w tym prawo do dostępu do swoich danych, ich poprawiania i usuwania.

Celem ochrony danych osobowych jest zapobieganie nadużyciom i naruszeniom prywatności oraz zapewnienie, że dane są przetwarzane zgodnie z prawem, uczciwie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dotyczą.